Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

Общение в мире бизнеса подчиняется особым законам. В чем особенности языка, принятого в деловых кругах Северной Америки?
05.08.2015
3156

В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.

В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.

Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.

Подача основной идеи/смысла

В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.

Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.

Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:

  • Dear Personnel Director:

On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of...

В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.

А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:

  • Dear Personnel Director:

Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office...

Деловое письмо в США

Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.

Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.

Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:

  • We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.

Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:

  • We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.

Простота языка

Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.

Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.

Употребление активного и пассивного залога

Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:

  • Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
  • Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
  • Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).

Рассмотрим примеры:

  • The presentation was arranged by the marketing department.
  • It was stated that the winter was going to be warm.

Пассивный залог в деловом письме

Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.

Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:

  • Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
  • Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.

В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.

Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:

  • Если действующее лицо неизвестно.
  • Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
  • Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.

Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.

Пассивный залог в деловом письме

Непредвзятость в письменной речи

Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.

В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.

Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.

Нейтральные названия должностей:

  • Некорректно: Chairman
  • Корректно: Chairperson

Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:

  • Некорректно: Managers and their wives
  • Корректно: Managers and their spouses

Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:

  • Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
  • Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.

Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:

  • Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
  • Корректно: Jane Atkinson made a good speech.

Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:

  • Некорректно: Dear Gentlemen:
  • Корректно: Executive Manager Jack Murphy:

Не используйте только мужские местоимения:

  • Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
  • Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.

Читаем дальше:

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет в Британии

Такие интересные английские традиции и обычаи

Пройдите бесплатный вводный урок
Расскажите о себе
Нажимая на кнопку, вы принимаете условия соглашения
Определим ваш уровень
Составим план обучения
Покажем как проходит урок
Самое читаемое
100 популярных разговорных фраз на английском
100 популярных разговорных фраз на английском

Подходящие фразы выручат в любой ситуации: они помогут поддержать разговор и сделают речь живой и непринужденной. Распечатайте и выучите!

855339 просмотров
300 полезных английских слов и фраз для туристов
300 полезных английских слов и фраз для туристов

Английский для туристов: самые нужные 300 фраз, с которыми вы не пропадете в любой англоязычной стране. Словарики-памятки в подарок — распечатайте их и возьмите в дорогу!

408146 просмотров
Неправильные глаголы
Неправильные глаголы английского языка

Таблица неправильных глаголов в английском — все равно что таблица умножения в математике. Основа основ! Хотите свободно говорить на языке? Выучите английские глаголы наизусть. В статье мы покажем, как легко запоминать разные типы глаголов, и приведем примеры с транскрипцией и переводом. В конце бонус: топ-200 неправильных глаголов и дополнительные материалы для изучения.

344580 просмотров
Чем отличаются американский и британский английский
Чем отличаются американский и британский английский

Британский и американский английский – это не одно и то же? Узнайте, чем они отличаются и чем похожи. Для тех, кто хочет «почувствовать разницу» – 5 проверочных упражнений!

257523 просмотров
Все времена глагола в английском языке

Present Perfect или Past Indefinite? Времена в английском — важнейшая тема грамматики. Все 12 времен английского глагола в нашей статье, с примерами и переводом.

204867 просмотров
Как написать адрес на английском

Адрес на английском записывается в таком порядке: имя — номер дома — улица — квартира — город — индекс — страна. Хотите посмотреть примеры? Читайте статью!

182041 просмотров
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском
«Расскажи мне о себе»: описание внешности человека на английском

Как описать себя или друга на английском? Цвет глаз, волос и кожи, комплекция и походка. Лексика по теме «Внешность человека» с иллюстрациями, переводом и примерами.

172174 просмотров
Как правильно писать даты в английском языке
Как правильно писать даты в английском языке

Как писать даты на английском языке: главные правила и региональные особенности написания дат в английском и американском вариантах

167605 просмотров
100 полезных разговорных фраз на английском
100 полезных разговорных фраз на английском

ТОП-100 полезных английских фраз для туристов и путешественников: с ними вы будете готовы к любой неожиданной ситуации. Теперь – в формате, удобном для печати. Распечатайте, выучите, путешествуйте и общайтесь!

161747 просмотров
Как правильно писать русские имена английскими буквами?
Как правильно писать русские имена английскими буквами?

Вы незнакомы с правилами транслитерации и не знаете, как написать свое имя английскими буквами? Узнайте, как правильно пишутся ваши имя и фамилия на английском!

145494 просмотров
6 уровней владения английским языком: ступени к совершенству

Таблица-определитель уровня владения английским языком и соответствие баллов в системах CEFR, TOEFL, IELTS и Cambridge Exams

138789 просмотров
Рассказ о себе на английском собеседовании
Рассказ о себе на английском собеседовании

Рассказ о себе на английском — важнейшая часть рабочего интервью. О том, как правильно ответить на вопрос «Could you describe yourself?», читайте в нашей статье. Важные советы, примеры удачных ответов с переводом — все для вашего успеха на собеседовании!

134935 просмотров